Het Online Processing Center (OLPC) is in de loop der tijd uitgebreid met nieuwe functies om beter aan de behoeften van PADI-professionals te voldoen. Na jaren van succesvol gebruik is het nu tijd voor een uitgebreider en intuïtiever systeem: het nieuwe Student Management Portal (SMP).
Het SMP is gebruiksvriendelijk en efficiënt. Het is ontwikkeld om je te helpen bij het beheren van de voortgang van je cursisten, van inschrijving tot brevettering. Het portaal is getest door een internationale groep van PADI-duikcentra. Algemene bevinding is dat het portaal tijd bespaart, gebruiksvriendelijk is en snel en soepel werkt.
Het Student Management Portal (in het Engels) is nu beschikbaar voor alle PADI-leden. Je vindt het door in te loggen op de PADI Pro-site en te kijken onder Student Management > Manage Students > Student Management Portal.
Hoe te beginnen
Er is een document met veelgestelde vragen (FAQ) en een reeks instructievideo’s op de PADI Pro-site (Training/Teaching Resources/How To Videos) die uitgebreide informatie geven over de functies van de SMP.
Database met cursisten importeren
Als je voor het eerst naar het Student Management Portal gaat, zie je links een knop “Import Roster”.
Hiermee importeer je twee jaar aan gegevens van cursisten – iedereen aan wie je een code hebt toegewezen of die een code heeft ingewisseld. Dit kan even duren, maar daarna kun je meteen met je huidige cursisten aan de slag. Er is ook een knop “Add Student” om nieuwe klanten toe te voegen of eerdere klanten die in de afgelopen twee jaar geen cursus bij jou volgden.
Het Online Processing Center blijft voorlopig nog werken, zodat de gegevens van je cursisten daar ook beschikbaar blijven tijdens de overgang. Uiteindelijk zal het SMP het OLPC vervangen, maar je wordt hier tijdig over geïnformeerd.
Beheer van cursisten
In het overzicht “Student Roster” zie je de naam, e-mail, laatste activiteit en status van elke cursist. Er is een link voor meer details per cursist. Je kunt kolommen sorteren (oplopend en aflopend) en met de dropdown “Status Filter” filteren op status. Bijvoorbeeld om recent toegevoegde cursisten te vinden.
Bovenaan is een zoekfunctie waarmee je cursisten kunt vinden op naam, e-mail, brevetnummer of geboortedatum. Dit helpt je snel de juiste cursist te vinden om codes toe te wijzen of brevetteringen te verwerken.
Links boven zie je het aantal beschikbare codes. Klik hierop om naar de lijst met beschikbare codes te gaan, gesorteerd op cursus of programma.
Overzicht van beschikbare codes
Je kunt hier codes toewijzen door de gewenste cursus of het programma aan te vinken en op “Assign” (toewijzen) te klikken. Ook vanuit het overzicht van cursisten kun je via “Detail View” codes toewijzen.
Een handige functie is dat je meerdere codes tegelijk aan een cursist kunt toewijzen. Bijvoorbeeld als je Specialty-cursussen bundelt met een PADI Advanced Open Water Diver-cursus, kun je alle eLearning codes in één keer toewijzen.
Na het toewijzen van een code kun je ook digitale formulieren toewijzen. Je kunt ervoor kiezen om formulieren later toe te wijzen, zodat je dit flexibel kunt doen.
Gegevens cursist
In het detailoverzicht van een cursist zie je de geschiedenis verdeeld over drie tabbladen: Cursussen/Programma’s, Formulieren/Documenten en Brevetteringen. Onder Cursussen/Programma’s vind je het eDossier van de cursist. Bij Formulieren/Documenten kun je digitale formulieren bekijken en extra documenten uploaden. Onder Brevetteringen zie je welke brevetten de cursist heeft behaald en kun je brevetteringen verwerken.
Extra functies en informatie
- Omdat alle cursistgegevens op één plek staan, kun je deze tijdens het hele brevetteringsproces bekijken, bijwerken en beheren.
- Je kunt brevetteringen voor meerdere cursisten tegelijk verwerken, in plaats van per cursist.
- Na verwerking krijgen cursisten direct hun PADI eCards; tijdelijke pasjes zijn niet meer nodig of beschikbaar.
- Het SMP is voorlopig alleen in het Engels beschikbaar, maar zal later vertaald worden. Ondertussen kun je de vertaalfunctie van je browser gebruiken.
- Gebruik het DSD Participant Management System nog steeds om de gegevens van Discover Scuba Diving-deelnemers te beheren en verwerken.
- Sommige functies van het Online Processing Center zijn nog niet beschikbaar in het Student Management Portal. Dit zijn bijvoorbeeld accountbeheer en toegang voor gedelegeerden, reseller functionaliteit, het toevoegen van donaties aan AWARE, favoriete instellingen voor het verwerken van brevetten en het goedkeuren van duiklogs. Deze functies komen later beschikbaar. Tot die tijd kun je het OLPC blijven gebruiken.
Er is nog veel meer te ontdekken in het Student Management Portal – log in en neem een kijkje. Lees zeker het document met veelgestelde vragen (de FAQ’s) en bekijk de instructievideo’s voor meer details. Neem ook contact op met je regionale opleidingsadviseur bij PADI als je nog vragen hebt.
