Avant de mener toute activité en milieu aquatique dans le cadre d’un cours PADI, vous devez vous assurer que les élèves plongeurs ont bien rempli les formulaires administratifs requis, comme le formulaire PADI de Décharge de responsabilité / Acceptation des risques / Acceptation d’indépendance du prestataire – Formation générale ou le formulaire PADI de Déclaration Responsabilité et Acceptation des Risques et de Responsabilité / Acceptation d’Indépendance du Prestataire – Formation générale, version UE, le formulaire PADI de Déclaration d’adhésion aux règles de plongées en tout sécurité et l’Examen Médical du Plongeur. Grâce au portail de gestion des élèves, vous pouvez effectuer ces « démarches administratives » en ligne, en toute efficacité.
Lorsqu’un client s’inscrit à un cours PADI, vous pouvez utiliser le Portail de gestion des élèves pour lui envoyer une invitation numérique l’invitant à créer un compte afin de recevoir des formulaires numériques, généralement au moment où vous lui envoyez un code eLearning. L’élève reçoit alors les formulaires correspondant au cours.
Étapes à suivre pour transmettre les formulaires aux élèves
- Connectez-vous au site PADI Pros et rendez vous dans le « Portail de gestion des élèves », dans la rubrique « Gestion des élèves ».
- Trouvez l’élève dans votre liste d’élèves ou ajoutez un nouvel élève.
- Dans la vue détaillée de l’élève, sélectionnez l’onglet « Formulaires/Documents ». Sélectionnez « Attribuer des formulaires ».
- Choisissez la langue qui vous convient dans le menu déroulant.
- Choisissez les formulaires qui conviennent – vous pouvez en sélectionner plusieurs.
- En bas de la page, cliquez sur « Sélectionner une action », puis sur « Envoyer ».
Votre élève plongeur recevra un e-mail contenant des instructions claires pour remplir les formulaires.
Vérifier que les élèves ont bien soumis leurs formulaires
Pour vérifier que votre élève a bien rempli les formulaires, reconnectez-vous au site Pro/Portail de gestion des élèves, consultez la fiche détaillée de l’élève, puis sélectionnez l’onglet « Formulaires/Documents ».
Regardez la colonne « Statut ». Quand il est indiqué « Vérification requise », ça veut dire que l’élève a rempli les formulaires et que vous devez vérifier qu’ils sont corrects et complets. Vous devez porter une attention particulière au formulaire médical de plongée pour vérifier si l’élève a besoin ou non d’une autorisation médicale pour plonger.
Vous et vos élèves pouvez consulter les formulaires remplis à tout moment. Vous pouvez aussi les télécharger.
Si un élève a besoin d’un certificat médical, quand vous recevez le formulaire signé de sa part, vous pouvez le télécharger dans son profil. Ça vous permet de garder tous les documents des élèves bien classés et au même endroit. Clique sur le bouton « Télécharger des documents » dans l’onglet « Formulaires/Documents » et suivez les instructions.
Si un centre de plongée ou un resort dispose de ses propres formulaires pour certaines activités, ceux-ci peuvent également être mis en ligne via l’option « Télécharger des documents ».
Note que les formulaires numériques sont disponibles dans de nombreuses langues et ne concernent pas seulement les stages de plongée sous-marine, mais aussi les programmes de Freediver, de Mermaid et TecRec.
Les formulaires numériques PADI sont pratiques et vous font gagner du temps. Vous pouvez toujours opter pour la version papier en utilisant des formulaires imprimés ou ceux du dossier d’élève PADI.
