Voordat je met de lessen in het water begint van een PADI-cursus, moet je ervoor zorgen dat de cursisten de vereiste administratieve formulieren invullen. Denk bijvoorbeeld aan de Vrijwaring van aansprakelijkheid en aanvaarding van eigen risico: Zelfstandige (Organisatie) – Generieke cursussen, of de Verklaring van Risico’s en Aansprakelijkheid / Verklaring van Kennisneming en Begrip: Zelfstandige (Organisatie) – Generieke cursussen (EU-versie). En aan de Verklaring van begrip van de duikveiligheidsregels en het duikmedisch onderzoeksformulier. Via het Student Management Portal kun je dit ‘papierwerk’ efficiënt online regelen.
Als een klant zich inschrijft voor een PADI-cursus, kun je via het Student Management Portal een digitale uitnodiging naar de cursist sturen om een account aan te maken, zodat hij of zij digitale formulieren kan ontvangen. Dit doe je meestal op hetzelfde moment dat je een eLearning-code verstuurt. De cursist ontvangt dan de juiste formulieren voor de cursus.
Stappen om formulieren naar cursisten te sturen
- Log in op de PADI Pro-site en ga naar het Student Management Portal onder Cursistenadministratie.
- Zoek de cursist op in de lijst of voeg een nieuwe cursist toe.
- Kies in het gedetailleerde overzicht van de cursist het tabblad Formulieren/Documenten. Kies Formulieren toewijzen.
- Kies de juiste taal uit de vervolgkeuzelijst.
- Kies de juiste formulieren – je mag er meerdere kiezen.
- Kies onderaan de pagina ‘Actie selecteren’ en vervolgens ‘Verzenden’.
Je cursist krijgt een e-mail met duidelijke instructies voor het invullen van de formulieren.
Controleren of cursisten hun formulieren hebben ingeleverd
Om te controleren of je cursist de formulieren heeft ingevuld, log je weer in op de Pro-site/Student Management Portal, ga je naar het gedetailleerde overzicht van de cursist en selecteer je vervolgens het tabblad Formulieren/Documenten.
Kijk eens naar de kolom ‘Status’. Als daar ‘Controle vereist’ staat, betekent dit dat de cursist de formulieren heeft ingevuld en dat jij ze moet controleren op juistheid en volledigheid. Let vooral goed op het duikmedisch onderzoeksformulier om te controleren of de cursist wel of geen toestemming van een arts nodig heeft om te mogen duiken.
Zowel jij als je cursisten kunnen de ingevulde formulieren op elk moment bekijken. Je kunt de formulieren ook downloaden.
Als een cursist toch een medische verklaring van een arts nodig heeft, kun je het ondertekende formulier, zodra je dat van je cursist hebt ontvangen, uploaden naar het profiel van de cursist. Zo houd je alle documenten van je cursisten overzichtelijk en op één plek bij. Klik op de knop ‘Documenten uploaden’ op het tabblad ‘Formulieren/Documenten’ en volg de instructies.
Als een duikcentrum of -resort eigen formulieren heeft voor bepaalde activiteiten, kun je die ook uploaden via de optie ‘Documenten uploaden’.
Let op: de digitale formulieren zijn in veel talen beschikbaar en gelden niet alleen voor duikcursussen, maar ook voor Freediver-, Mermaid- en TecRec-programma’s.
De digitale formulieren van PADI zijn handig en tijdbesparend. Je kunt nog steeds voor de papieren versie kiezen door afgedrukte formulieren te gebruiken of die in het eDossier van de cursist.
